تفاوت OKR و KPI در مدیریت منابع انسانی و رهبری سازمانی

در بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه زمانی که بحث حرفه‌ای‌سازی مدیریت منابع انسانی و رهبری مطرح می‌شود، دو اصطلاح «OKR» و «KPI» زیاد شنیده می‌شود. اگرچه هر دو به سنجش و مدیریت عملکرد ارتباط دارند، اما نقش و کارکردشان یکسان نیست. درک تفاوت این دو مفهوم برای طراحی یک سیستم هدف‌گذاری و ارزیابی عملکرد اثربخش، ضروری است. به‌ویژه برای سازمان‌هایی که می‌خواهند فرهنگ عملکردمحور و رشد‌محور را در کسب‌وکار خود نهادینه کنند.

در این مقاله، تفاوت OKR و KPI را به زبان ساده و کاربردی توضیح می‌دهیم و نشان می‌دهیم چگونه مرکز رهبری و مدیریت منابع انسانی می‌تواند از ترکیب این دو ابزار برای ارتقای عملکرد مدیران، کارکنان و واحدهای سازمانی استفاده کند.

OKR چیست و چه نقشی در سازمان دارد؟

قبل از هر چیز لازم است تصویر روشنی از مفهوم OKR داشته باشیم تا بدانیم دقیقا درباره چه صحبت می‌کنیم. OKR مخفف «اهداف و نتایج کلیدی» است و یک چارچوب هدف‌گذاری استراتژیک در سازمان به شمار می‌آید.

تعریف ساده OKR

OKR به شما کمک می‌کند پاسخ چند سؤال کلیدی را روشن کنید:
ما در این دوره زمانـی (مثلاً سه‌ماهه یا سالانه):

• می‌خواهیم به کجا برسیم؟

• از کجا بفهمیم واقعا به آن سمت حرکت کرده‌ایم؟

در OKR، «هدف» معمولاً کیفی، الهام‌بخش و جهت‌دهنده است و «نتایج کلیدی» به صورت عددی و قابل سنجش تعریف می‌شوند تا بتوانیم میزان پیشرفت را اندازه بگیریم.

اجزای اصلی OKR

برای اینکه ساختار OKR بهتر در ذهن بنشیند، ابتدا به‌صورت کلی آن را توضیح می‌دهیم و سپس اجزای آن را فهرست می‌کنیم.

در هر سطح سازمان (کل سازمان، واحد، تیم یا فرد)، OKR معمولاً از دو جزء اصلی تشکیل می‌شود:

• هدف

• نتایج کلیدی

هدف (Objective):
هدف باید روشن، الهام‌بخش و در عین حال مرتبط با استراتژی سازمان باشد. برای مثال:
«ارتقای تجربه کارکنان به سطحی که سازمان به عنوان یک محیط کار جذاب شناخته شود.»

نتایج کلیدی (Key Results):
نتایج کلیدی باید قابل اندازه‌گیری، دارای بازه زمانی مشخص و چالش‌برانگیز اما واقع‌گرایانه باشند. برای مثال:

• افزایش امتیاز رضایت کارکنان از ۷۲ به ۸۵ تا پایان سال

• کاهش نرخ ترک داوطلبانه از ۱۸ درصد به ۱۲ درصد

• افزایش مشارکت کارکنان در نظرسنجی‌ها از ۴۵ درصد به ۷۰ درصد

در عمل، OKR کمک می‌کند مدیران منابع انسانی و رهبران سازمانی به‌جای غرق شدن در کارهای روزمره، تمرکز خود را روی چند تغییر مهم و اثرگذار بگذارند.

KPI چیست و چه تفاوتی با OKR دارد؟

اکنون که با OKR آشنا شدیم، لازم است مفهوم KPI را نیز دقیق‌تر بشناسیم تا تفاوت‌ها واضح‌تر شوند.

تعریف ساده KPI

KPI مخفف «شاخص کلیدی عملکرد» است و به شاخص‌هایی اشاره دارد که نشان می‌دهند یک فرآیند، واحد، تیم یا فرد تا چه حد به صورت اثربخش و کارآمد در حال فعالیت است. KPI به زبان ساده «اعدادی» هستند که به ما می‌گویند وضعیت عملکرد چگونه است.

ویژگی‌های اصلی KPI

برای آن‌که بدانیم یک شاخص، KPI محسوب می‌شود یا نه، بهتر است ابتدا ویژگی‌های کلی آن را مرور کنیم و سپس نمونه‌هایی را بیان نماییم.

یک KPI خوب معمولاً دارای ویژگی‌های زیر است:

• مشخص و روشن است و دقیقا می‌دانیم چه چیزی را می‌سنجد

• قابل اندازه‌گیری و گزارش‌گیری است

• مرتبط با اهداف سازمان و واحد مربوطه است

• بازه زمانی مشخص برای سنجش دارد (مثلاً ماهانه یا فصلی)

نمونه‌هایی از KPI در مدیریت منابع انسانی:

• نرخ ترک داوطلبانه کارکنان

• میانگین زمان جذب برای موقعیت‌های شغلی کلیدی

• امتیاز رضایت کارکنان در نظرسنجی دوره‌ای

• تعداد ساعت آموزش به ازای هر کارمند در سال

• درصد تحقق برنامه آموزشی سالانه

KPIها به مدیران کمک می‌کنند به طور منظم و دوره‌ای بفهمند آیا عملکرد فرایندها در سطح پذیرفته‌شده قرار دارد یا نیاز به مداخله و بهبود وجود دارد.

تفاوت‌های کلیدی OKR و KPI از نگاه مدیریت منابع انسانی

در این بخش، قبل از ورود به جزئیات، مهم است بدانیم که OKR و KPI مکمل یکدیگر هستند، اما نقش‌های متفاوتی در سیستم مدیریت عملکرد دارند.

برای تفکیک بهتر، می‌توان تفاوت‌های اصلی این دو مفهوم را در چند محور بررسی کرد:

• هدف و فلسفه استفاده

• سطح جاه‌طلبی

• افق زمانی

• نقش در مدیریت منابع انسانی و رهبری

هدف و فلسفه استفاده:

• OKR برای «تعیین جهت و تمرکز استراتژیک» به کار می‌رود؛ یعنی کمک می‌کند سازمان بداند در این دوره زمانی روی کدام تحولات و نتایج مهم باید متمرکز شود.

• KPI برای «پایش و کنترل عملکرد جاری» استفاده می‌شود؛ یعنی نشان می‌دهد آیا عملکرد روزمره واحدها و فرآیندها در سطح استاندارد مطلوب قرار دارد یا خیر.

سطح جاه‌طلبی:

• OKRها معمولاً چالش‌برانگیز و کششی تعریف می‌شوند؛ به‌گونه‌ای که دستیابی کامل به ۱۰۰ درصد آن‌ها سخت است و رسیدن به حدود ۶۰ تا ۷۰ درصد هم نشانه حرکت خوب در مسیر است.

• KPIها بیشتر نشان‌دهنده حد استاندارد و قابل قبول هستند؛ عدم دستیابی به KPI به معنای ضعف عملکرد است و نیاز به اقدام اصلاحی دارد.

دیدگاه زمانی:

• OKR غالباً در افق‌های سه‌ماهه یا سالانه تعریف می‌شود و با استراتژی سازمان گره خورده است.

• KPI می‌تواند روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه پایش شود؛ نکته مهم در KPI «پایداری و روند عملکرد» است.

:

• OKR به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند اهداف توسعه‌ای در حوزه‌هایی مانند رهبری، فرهنگ سازمانی، تجربه کارکنان و توسعه قابلیت‌ها را به صورت شفاف و جهت‌دار تعریف کنند.

• KPI ابزار ارزیابی و پایش است که نتایج مداخلات منابع انسانی را در قالب اعداد و شاخص‌ها نشان می‌دهد و مبنایی برای تصمیم‌گیری در جبران خدمات کارکنان، ارتقا، جانشین‌پروری و بهبود ساختارها فراهم می‌کند.

چگونه OKR و KPI را در کنار هم پیاده‌سازی کنیم؟

برای آن‌که سازمان تنها به «اندازه‌گیری» اکتفا نکند و واقعاً در مسیر رشد و تحول حرکت کند، لازم است OKR و KPI در کنار هم و به‌صورت یکپارچه طراحی شوند.

برای طراحی و استقرار همزمان این دو ابزار، می‌توان چند گام منطقی را در نظر گرفت:

• تعیین اهداف استراتژیک سازمان و ترجمه آن‌ها به OKRهای کلان

• شکستن OKRهای کلان به OKRهای واحدی، تیمی و در صورت نیاز فردی

• شناسایی KPIهای کلیدی که نشان می‌دهند آیا در مسیر تحقق نتایج کلیدی هستیم یا نه

• طراحی داشبوردهای مدیریتی برای پایش منظم KPIها

• برگزاری جلسات دوره‌ای مرور OKRها و تحلیل داده‌های KPI

• اتصال نتایج به تصمیم‌گیری‌های منابع انسانی (آموزش، توسعه، جبران خدمات و…)

در واقع OKR جهت حرکت را مشخص می‌کند و KPI وضعیت سلامت و کیفیت حرکت را نشان می‌دهد. مدیران منابع انسانی و رهبران، با ترکیب این دو به تصویری شفاف از «کجا می‌رویم» و «چگونه می‌رویم» دست پیدا می‌کنند.

مثال کاربردی برای مرکز رهبری و مدیریت منابع انسانی

فرض کنید سازمانی می‌خواهد سطح مهارت‌های رهبری مدیران میانی خود را ارتقا دهد.

هدف در قالب OKR:
«توانمندسازی مدیران میانی برای رهبری تیم‌های خود با عملکرد بالاتر و تعهد بیشتر.»

نتایج کلیدی پیشنهادی:

• افزایش امتیاز ارزیابی ۳۶۰ درجه مهارت‌های رهبری مدیران از میانگین ۶۵ به ۸۰ تا پایان سال

• افزایش میانگین امتیاز رضایت کارکنان از سبک رهبری مدیران از ۶۸ به ۸۲

• افزایش درصد شرکت در برنامه‌های توسعه رهبری از ۵۰ درصد به ۹۰ درصد مدیران میانی

KPIهای مرتبط با این OKR می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• تعداد ساعات آموزش رهبری به ازای هر مدیر

• تعداد جلسات کوچینگ یا منتورینگ برگزار شده

• نرخ مشارکت مدیران در برنامه‌های توسعه‌ای

• تغییرات امتیاز ارزیابی ۳۶۰ درجه در بازه‌های زمانی مختلف

در این سناریو، OKR تصویر کلان و هدف نهایی را مشخص می‌کند و KPIها به‌صورت دوره‌ای نشان می‌دهند آیا اقدامات انجام‌شده در مسیر درست حرکت می‌کنند یا خیر.

اشتباهات رایج در استفاده از OKR و KPI

در بسیاری از سازمان‌ها، اشتباه در تعریف یا استفاده از OKR و KPI باعث می‌شود این ابزارها به جای ایجاد تمرکز، منجر به سردرگمی شوند.

برای پیشگیری از این وضعیت، خوب است چند خطای رایج را بشناسیم:

• تعریف تعداد زیادی OKR و از بین رفتن تمرکز سازمان

• تبدیل نتایج کلیدی OKR به فهرستی طولانی از فعالیت‌ها به جای شاخص‌های قابل اندازه‌گیری

• استفاده از KPIهای زیاد، بدون تفکیک شاخص‌های کلیدی از شاخص‌های فرعی

• استفاده از OKR و KPI صرفاً برای ارزیابی و تنبیه/تشویق، نه برای یادگیری و بهبود

• نداشتن شفافیت در ارتباط OKRها و KPIها با استراتژی کلان سازمان

مرکز رهبری و مدیریت منابع انسانی می‌تواند با ارائه مشاوره، طراحی چارچوب‌ها و آموزش مدیران، کمک کند تا سازمان‌ها این ابزارها را به‌شکل صحیح و اثربخش به‌کار بگیرند.

جمع‌بندی

اگر بخواهیم تفاوت OKR و KPI را به ساده‌ترین شکل بیان کنیم، می‌توان گفت:

• OKR به شما می‌گوید «به کجا می‌خواهیم برویم و چه تغییری می‌خواهیم ایجاد کنیم».

• KPI به شما می‌گوید «آیا در مسیر حرکت، عملکرد ما در سطح مطلوب است یا نه».

برای سازمان‌هایی که در مسیر بلوغ مدیریت منابع انسانی و توسعه رهبری حرکت می‌کنند، استفاده هوشمندانه و مکمل از OKR و KPI به معنای ایجاد شفافیت، تمرکز و پاسخ‌گویی بیشتر است. مرکز رهبری و مدیریت منابع انسانی می‌تواند با طراحی سیستم‌های یکپارچه هدف‌گذاری و ارزیابی عملکرد، مدیران و رهبران را در این مسیر همراهی کند تا هم نتایج کسب‌وکار بهبود یابد و هم تجربه کارکنان توسعه پیدا کند.

منبع: businessmap