تفاوت شغل و پست سازمانی
در سازمان‌های حرفه‌ای، استفاده دقیق از مفاهیم منابع انسانی مانند تفاوت شغل و پست یکی از پیش‌نیازهای مدیریت اثربخش است. در میان این مفاهیم، دو واژه «شغل» و «پست سازمانی» بیش از سایر اصطلاحات دچار اشتباه در کاربرد می‌شوند. بسیاری از مدیران، کارشناسان و حتی کارکنان، این دو را معادل یکدیگر در نظر می‌گیرند؛ در حالی که شغل (Job) و پست سازمانی (Position) دو مفهوم کاملاً متمایز، با کارکردهای متفاوت در مدیریت منابع انسانی، ارزیابی عملکرد، تعیین مسیر شغلی و طراحی ساختار سازمانی هستند.
شناخت تفاوت این دو مفهوم، نقش مهمی در برنامه‌ریزی نیروی انسانی، جانشین‌پروری، طراحی نظام‌های جبران خدمت، تحلیل شغل و ارزیابی ارزش مشاغل ایفا می‌کند. در این مقاله، با نگاهی تخصصی و مبتنی بر اصول علمی مدیریت منابع انسانی، تفاوت‌های شغل و پست را تشریح می‌کنیم.
تعریف «شغل» در مدیریت منابع انسانی
«شغل» مجموعه‌ای از وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و الزامات است که به یک فرد برای انجام آن‌ها نیاز است. شغل یک مفهوم عمومی و تجریدی است و برای افراد گوناگون قابل تکرار است.
برای مثال:
«کارشناس منابع انسانی»، «مسئول فروش»، «برنامه‌نویس فرانت‌اند» یا «سرپرست انبار» همگی شغل هستند. این عناوین، نوع فعالیت، انتظارات و دانش موردنیاز را توصیف می‌کنند، اما مشخص نمی‌کنند چه کسی، در کدام واحد، با چه سطح اختیار و در چه جایگاه سازمانی قرار دارد.
مهم‌ترین ویژگی‌های شغل
پیش از بررسی تفاوت‌ها، لازم است ویژگی‌های اصلی شغل را مرور کنیم. برای درک بهتر، ابتدا یک توضیح کوتاه ارائه می‌شود و سپس فهرست ویژگی‌ها مطرح می‌گردد.
شغل معمولاً یک الگوی ثابت و پایدار از وظایف مشابه است که در سازمان‌های مختلف قابل تکرار است.
ویژگی‌ها:
-
ماهیت تجریدی دارد و به شخص خاصی وابسته نیست.
-
قابل تکرار است. یعنی یک شغل می‌تواند در چند واحد یا چند سازمان وجود داشته باشد.
-
تمرکز آن بر وظایف و مسئولیت‌هاست نه جایگاه سازمانی.
-
مبنای تحلیل شغل و طراحی شرح شغل است.
-
الزاماً تعداد مشخصی ندارد و بسته به مقیاس سازمان می‌تواند کم یا زیاد باشد.
مثال‌هایی از شغل
- شغل «کارشناس آموزش»
- شغل «مدیر مالی»
- شغل «اپراتور تولید»
در واقع، شغل نشان‌دهنده نوع کار است، نه محل انجام آن.
تعریف «پست سازمانی»
پست سازمانی، به جایگاه مشخصی در ساختار سازمان اشاره دارد که برای انجام یک شغل در یک واحد، سطح و سلسله‌مراتب خاص تعریف می‌شود. پست سازمانی یک موقعیت منحصر‌به‌فرد و یکتا است و تنها یک نفر می‌تواند در آن پست قرار گیرد.
برای مثال، سازمان ممکن است سه پست «کارشناس منابع انسانی» تعریف کند. هر سه پست، شغل مشابه دارند، اما پست‌ها به افراد مختلف، در زمان متفاوت و با سطح مسئولیت گوناگون اختصاص می‌یابد.
مهم‌ترین ویژگی‌های پست
پست سازمانی در ساختار چارت دیده می‌شود و دارای کد یکتا، جایگاه سلسله‌مراتبی و روابط گزارش‌دهی مشخص است.
ویژگی‌ها:
-
کاملاً یکتا و واحد است. هر پست فقط یک نفر را در خود جای می‌دهد.
-
در ساختار سازمانی تعریف می‌شود و سطح گزارش‌دهی دارد.
-
برای آن کد یا شماره پست تعیین می‌شود.
-
به واحد، سطح و شرح وظایف عملیاتی وابسته است.
-
گنجایش نیروی انسانی سازمان را نشان می‌دهد.
مثال‌هایی از پست
- پست «کارشناس آموزش – واحد توسعه سرمایه انسانی»
- پست «مدیر مالی – سطح مدیریت ارشد»
- پست «کارشناس فروش – شعبه شمال تهران»
در اینجا می‌بینیم که «کارشناس فروش» شغل است، اما «کارشناس فروش شعبه شمال» یک پست مشخص و یکتا است.
تفاوت‌های کلیدی بین شغل و پست
تفاوت شغل و پست در سطح انتزاع، واحد بودن، ارتباط با ساختار سازمان و نقش آن‌ها در فرآیندهای HR کاملاً مشهود است. شغل، مفهومی کلی و قابل تکرار است، اما پست، موقعیتی واحد و در ساختار سازمان تعریف‌شده است.
تفاوت‌ها:
-
انتزاعی بودن: شغل کلی است. پست کاملاً عینی و مشخص.
-
قابلیت تکثیر: یک شغل می‌تواند ده‌ها بار تکرار شود. هر پست فقط یک نفر را در خود جای می‌دهد.
-
مکان و واحد: شغل بدون مکان و واحد مشخص است. پست در واحد مشخص تعریف می‌شود.
-
کارکرد: شغل برای تحلیل وظایف است. پست برای مدیریت چارت سازمانی و ظرفیت نیروی انسانی.
-
ارتباط با فرد: شغل به فرد تعلق ندارد. پست به فرد اختصاص داده می‌شود.
-
ابزارهای HR: شغل مبنای شرح شغل و ارزیابی ارزش مشاغل. پست مبنای بودجه نیروی انسانی، ظرفیت‌سنجی و مدیریت جایگزینی است.
چرا تشخیص تفاوت شغل و پست مهم است؟
شناخت درست این دو مفهوم تأثیر مستقیم بر بسیاری از فرآیندهای مهم منابع انسانی دارد.
در بسیاری از سازمان‌ها، تصمیم‌گیری درباره استخدام، ارتقا، جانشین‌پروری یا طراحی سیستم جبران خدمت به‌دلیل عدم تفکیک بین شغل و پست با خطا مواجه می‌شود.
اهمیت‌ها:
-
برنامه‌ریزی نیروی انسانی: تعیین دقیق تعداد پست‌ها و ماهیت شغل‌ها.
-
بودجه‌ریزی: جلوگیری از مازاد نیروی انسانی یا کمبود نیرو.
-
طراحی مسیر شغلی: تعریف مسیر رشد براساس شغل، و جایگاه ارتقا براساس پست.
-
تحلیل شغل: تدوین استانداردهای شایستگی، مهارت و وظایف هر شغل.
-
ارزیابی عملکرد: ارزیابی فرد در پست مشخص، براساس الزامات شغل.
-
جانشین‌پروری: شناسایی پست‌های کلیدی و طراحی جانشین برای هر پست.
-
شفافیت ساختار: اجتناب از تداخل وظایف و بهبود حکمرانی سازمانی.
نمونه کاربرد تفاوت شغل و پست در ساختارهای حرفه‌ای
در یک سازمان متوسط، ممکن است شغل «کارشناس منابع انسانی» تعریف شده باشد. این شغل شامل وظایفی مانند جذب، آموزش و مدیریت عملکرد است. اما سازمان ممکن است سه پست متفاوت برای این شغل داشته باشد:
-
«کارشناس منابع انسانی – جذب و استخدام»
-
«کارشناس منابع انسانی – آموزش و توسعه»
-
«کارشناس منابع انسانی – توسعه عملکرد»
این سه پست، شغل مشابه دارند اما جایگاه‌های متفاوتی را پوشش می‌دهند و هر کدام یک نفر را در خود جای می‌دهند.
نقش تفاوت شغل و پست در نظام جبران خدمت
تفکیک شغل و پست برای تعیین حقوق و مزایا اهمیت حیاتی دارد.
جبران خدمت معمولاً بر اساس ارزش شغل تعیین می‌شود، اما مزایای فردی به جایگاه پست و شرایط آن وابسته است.
نتایج این تفکیک:
-
ارزش شغل ثابت است؛ اما ممکن است پست‌ها مزایای متفاوتی داشته باشند.
-
پرداخت‌ها عادلانه‌تر می‌شود، زیرا افراد براساس ارزش شغل و سطح پست حقوق دریافت می‌کنند.
-
از نفوذ روابط و تصمیم‌گیری سلیقه‌ای جلوگیری می‌شود.
اشتباهات رایج در سازمان‌ها
بسیاری از سازمان‌ها، به‌خصوص سازمان‌های در حال رشد، دچار چند خطای رایج می‌شوند. ابتدا توضیح کوتاهی آمده است، سپس موارد فهرست شده‌اند.
عدم تفکیک شغل و پست باعث سردرگمی کارکنان و مدیران و اختلال در تصمیم‌گیری منابع انسانی می‌شود.
اشتباهات رایج:
-
استفاده اشتباه از عنوان شغلی به‌جای پست
-
ایجاد پست بدون توجه به نیاز شغلی
-
تعیین حقوق براساس پست به‌جای ارزش شغل
-
عدم شناسایی پست‌های مازاد یا خالی
-
نبود چارت سازمانی شفاف
-
ناهماهنگی بین وظایف واقعی و عنوان شغلی
جمع‌بندی
«شغل» و «پست سازمانی» دو مفهوم کلیدی اما متفاوت در مدیریت منابع انسانی هستند. شغل یک مفهوم کلی، قابل تکرار و مستقل از ساختار سازمانی است، در حالی که پست یک جایگاه مشخص و یکتا در چارت سازمانی به شمار می‌رود. درک این تفاوت، زیربنای بسیاری از فرآیندهای مدیریت منابع انسانی از جمله تحلیل شغل، طراحی مسیر شغلی، برنامه‌ریزی نیروی انسانی، ارزیابی عملکرد، مدیریت جانشین‌پروری و طراحی نظام جبران خدمت است.